Data wejścia w życie: 1.02.2022

Niniejsza informacja o ochronie prywatności kandydatów („Informacja o ochronie prywatności”) opisuje, w jaki sposób Wavin BV i jej podmioty stowarzyszone (dalej: „Wavin”, „my”, „nasz” lub „nam”),przetwarzają Dane osobowe kandydatów w ramach procesu rekrutacji i selekcji. Wavin zobowiązuje się do przetwarzania Danych osobowych kandydata zgodnie z prawem oraz w sposób uczciwy i przejrzysty.  

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności dotyczy wszystkich kandydatów, którzy ubiegają się o pracę w naszej firmie („kandydaci”). W niniejszej Informacji o ochronie danych „Dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje, dzięki którym Wavin może bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować kandydata. „Przetwarzanie” Danych osobowych oznacza każde wykorzystanie Danych osobowych kandydata, takie jak zbieranie, przechowywanie, modyfikowanie, przekazywanie i usuwanie. 

Podmiot Wavin, w którym kandydat ubiega się o pracę, odpowiada za Dane osobowe kandydata i pełni rolę „administratora danych”. Poza tym Wavin BV kwalifikuje się jako administrator danych w odniesieniu do Danych osobowych kandydata, które są przetwarzane do globalnych celów procesu rekrutacji. Przegląd odpowiednich odpowiedzialnych podmiotów Wavin oraz, w stosownych przypadkach, ich przedstawicieli można znaleźć tutaj.     

1. Skąd pozyskujemy Dane osobowe kandydatów?

Wavin może gromadzić Dane osobowe kandydatów z następujących źródeł: 

1. Możemy uzyskać Dane osobowe przekazane przez kandydata w ramach procesu ubiegania się o pracę.

1. Możemy gromadzić Dane osobowe, które są publicznie dostępne, w tym za pośrednictwem mediów społecznościowych (w zakresie, w jakim kandydat upublicznia swój profil).

1. Możemy otrzymać Dane osobowe kandydata od osób trzecich, które nam je przekazują, np.:

• Firmy rekrutacyjne lub firmy zajmujące się rekrutacją kadry zarządzającej
• Referencje dostarczone przez podmioty;
• Informacje ogólne dostarczone lub potwierdzone przez instytucje akademickie lub podmioty certyfikujące; i/lub
• Inne podmioty Wavin do celów określonych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności. 

2. Jakie kategorie Danych osobowych przetwarzamy?

Na potrzeby zarządzania podaniem o pracę w ramach całego procesu rekrutacji firma Wavin przetwarza następujące rodzaje Danych osobowych: 

• Dane osobowe, w tym dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, płeć, narodowość, obywatelstwo, data urodzenia, stopień/tytuł, numer ubezpieczenia społecznego/krajowy numer identyfikacyjny (w stosownych przypadkach), dane osób pozostających na utrzymaniu i członków rodziny (w stosownych przypadkach). 
• Dane rekrutacyjne i kwalifikacje zawodowe: wszelkie Dane osobowe zawarte w CV, formularzu zgłoszeniowym i innej dokumentacji aplikacyjnej, takiej jak wykształcenie i historia pracy, zaświadczenie o niekaralności, certyfikaty, licencje, informacje o doświadczeniu, referencje i dane podmiotu, który je wystawił, dostępne publicznie informacje na platformach takich jak LinkedIn, znajomość języków i członkostwo w komitetach lub innych organizacjach (na zasadzie wolontariatu).
• Dane z rozmów kwalifikacyjnych i wyniki ocen: takie jak zapisy lub notatki z rozmów kwalifikacyjnych. W przypadku niektórych stanowisk będziemy mieć dostęp do wyników ocen, które przeprowadziliśmy z kandydatem, lub przeprowadzonych przez zewnętrzne agencje.

• Dokumenty wymagane na mocy przepisów imigracyjnych: informacje o obywatelstwie i miejscu zamieszkania, numer wizy (w odpowiednich przypadkach), pozwolenia na pracę (gdy jest wymagane w celu zachowania zgodności z prawem).
• Nagrania z monitoringu wideo (CCTV): nagrania z monitoringu wideo zarejestrowane w naszej siedzibie, jeśli kandydat przyszedł do niej na rozmowę.
• Rejestry gości: w niektórych z naszych obiektów prowadzone są rejestry odwiedzających, w których podaje się imię i nazwisko, godzinę przyjazdu i wyjazdu oraz, w stosownych przypadkach, numer rejestracyjny pojazdu.
• Informacje zwrotne: wszelkie informacje zwrotne lub opinie, które kandydat dobrowolnie nam przekazuje podczas procesu rekrutacji.
• Wszelkie inne Dane osobowe: wszelkie inne dane osobowe, które kandyday zdecyduje się nam ujawnić w trakcie procesu ubiegania się o pracę.

Zasadniczo nie gromadzimy ani nie wykorzystujemy żadnych specjalnych kategorii Danych osobowych kandydatów (zwanych również „wrażliwymi danymi osobowymi” w niektórych obowiązujących przepisach), takich jak dane dotyczące zdrowia lub inne wrażliwe rodzaje danych, chyba że kandydat nam je udostępni dobrowolnie w dokumentach przesłanych ze zgłoszeniem lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej. 

3. Dlaczego przetwarzamy Dane osobowe kandydatów?

Wavin przetwarza Dane osobowe kandydatów wyłącznie w określonych i ograniczonych celach. Cele te są następujące: 

• Zawarcie umowy o pracę lub innego rodzaju umowy. Przeprowadzenie procesu rekrutacji, w ramach którego dokonamy oceny umiejętności i kwalifikacji kandydata oraz ich przydatności na stanowiskach dostępnych w naszej firmie, weryfikacja referencji i obsługa wniosków, skarg lub pytań od kandydata.

   

• Zarządzanie naszym procesem rekrutacji i czynności administracyjne.

• Kontaktowanie się z kandydatem w sprawie przyszłych wakatów . Możemy przechowywać dane kandydata na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych w celu skontaktowania się z kandydatem i przesłania mu informacji o dostępnych stanowiskach, które pasują do profilu kandydata. 

   

• Zapewnienie ochrony naszych obiektów i możliwość badania ewentualnych incydentów (dotyczących bezpieczeństwa). Uzasadnionym interesem firmy Wavin jest ochrona jej działalności i zapewnienie wszystkim pracownikom możliwości pracy w bezpiecznym środowisku. W związku z tym przetwarzamy Dane osobowe w celu zapewnienia bezpieczeństwa naszych aktywów. Obejmuje to środki bezpieczeństwa na miejscu, takie jak CCTV.

   

• Wypełnienie naszych zobowiązań prawnych. Spełnienie wymogów obowiązujących przepisów i regulacji (dotyczących zatrudnienia), wniosków organizacji rządowych lub wymiaru sprawiedliwości oraz dochodzenie i obrona (potencjalnych) roszczeń prawnych.

4. Komu firma Wavin udostępnia Dane osobowe kandydatów?

Do realizacji celów opisanych powyżej może być konieczne udostępnienie danych kandydata innym pracownikom Wavin lub podmiotom zewnętrznym. Odbywa się to wyłącznie na zasadzie ścisłej potrzeby. Dane osobowe kandydatów są udostępniane następującym stronom: 

• Pracownicy Wavin: upoważnieni pracownicy (działu HR) w ramach firmy Wavin zaangażowani w proces rekrutacji i selekcji, np. potencjalny przełożony lub dział HR. Może to obejmować pracowników innych podmiotów Wavin.
• Pracownicy Orbia Advance Corporation, S.A.B. de C.V. („Orbia”): Niektórzy pracownicy Wavin podlegają nadzorowi lub kierownictwu firmy Orbia. Możemy udostępniać dane osobowe tych pracowników Wavin na zasadzie ścisłej potrzeby posiadania wiedzy pracownikom Orbia, takim jak przełożony lub pracownicy odpowiedzialni za usługi HR i finansowe. 
• Dostawcy usług i partnerzy Wavin: angażujemy zewnętrznych dostawców, usługodawców i podmioty powiązane do świadczenia usług (np. dostawców usług IT do przechowywania Danych osobowych). Ponadto możemy udostępnić Twoje dane (kontaktowe) zewnętrznym agencjom, które przeprowadzą ocenę z kandydatem.
• Organy i inne strony trzecie: Wavin może udostępniać Dane osobowe innym stronom trzecim, takim jak następcy prawni naszej działalności w przypadku transakcji korporacyjnej, oraz właściwym organom regulacyjnym, organom ścigania lub innym organizacjom rządowym, jeśli istnieje taki wymóg prawny.

Podejmujemy wszelkie uzasadnione niezbędne kroki w celu dopilnowania, aby Dane osobowe pracowników były traktowane jako poufne i przetwarzane w sposób bezpieczny, zgodnie z wymogami obowiązującego prawa oraz niniejszą Informacją o ochronie prywatności. 

5. Czy Dane osobowe kandydata są przekazywane poza EOG lub jurysdykcję, w której Dane Osobowe zostały pierwotnie zebrane?

Odbiorcy Danych osobowych opisanych powyżej w punkcie 4mogą znajdować się w kraju kandydata lub poza nim, w krajach, których przepisy dotyczące ochrony danych nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony w porównaniu z przepisami obowiązującymi w kraju kandydata. Na przykład nie wszystkie kraje spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) oferują taki sam poziom ochrony jak w EOG.  

Wavin podejmie wszelkie niezbędne środki, aby zapewnić odpowiednią ochronę informacji przesyłanych z kraju kandydata, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. W przypadku przesyłania informacji do krajów, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony danych, Wavin może zadbać o odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne UE przyjęte przez Komisję Europejską lub inne zatwierdzone mechanizmy przesyłania lub certyfikacji danych wraz z wiążącymi i możliwymi do wyegzekwowania zobowiązaniami odbiorcy. W każdym przypadku Wavin dokona oceny sposobu przesyłania danych i zapewni wprowadzenie wszelkich dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony. Kandydaci mogą zażądać kopii odpowiednich zabezpieczeń i środków, kontaktując się z nami za pomocą danych kontaktowych podanych w punkcie 9poniżej. 

6. Jak chronione są Dane osobowe kandydatów?

Skuteczne zabezpieczenie Danych osobowych kandydatów jest dla nas ważne. W związku z tym podjęliśmy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia ochrony Danych osobowych kandydatów przed utratą, zmianą, ujawnieniem oraz nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem wykorzystaniem lub dostępem.  

Podejmujemy kroki w celu ograniczenia dostępu do Danych osobowych kandydatów i zapewnienia go wyłącznie osobom, które muszą mieć dostęp w celu realizacji jednego z celów wymienionych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności. Ponadto umownie zobowiązujemy każdy podmiot zewnętrzny przetwarzający Dane osobowe kandydata do zapewnienia w równym stopniu poufności i integralności danych w bezpieczny sposób. 

7. Jak długo firma Wavin przechowuje Dane osobowe kandydatów?

Przechowujemy dane osobowe kandydatów tak długo, jak to konieczne do realizacji celu, w którym zostały zebrane, chyba że przechowywanie ich przez dłuższy czas jest konieczne w celu wykonania naszych zobowiązań prawnych lub obrony roszczeń prawnych.  

Jeśli kandydat nie został przyjęty, będziemy przechowywać jego Dane osobowe przez maksymalny dozwolony okres określony w lokalnych przepisach i regulacje. Na przykład w przypadku kandydatów zamieszkałych na terenie UE będzie to 30 dni.  

Jeśli będziemy chcieli zachować Dane osobowe kandydata przez dłuższy okres, aby informować go w przyszłości ewentualnych wolnych stanowiskach w naszej firmie, prześlemy takiemu kandydatowi odpowiednią informację i zapewnimy mu możliwość wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.  

Jeśli kandydat podejmie pracę w firmie Wavin, będziemy przechowywać i wykorzystywać Dane osobowe kandydata zgodnie z naszą Informacją o ochronie prywatności pracowników, która jest udostępniana wszystkim pracownikom. 

8. Jakie prawa przysługują kandydatowi w odniesieniu do jego Danych osobowych?

Wavin będzie przestrzegać praw kandydatów zgodnie ze wszystkimi lokalnymi wymogami prawnymi. Każdy kandydat może zwrócić się z zapytaniem dotyczącym charakteru Danych osobowych przechowywanych lub przetwarzanych przez Wavin lub przez upoważniony przez nas podmiot zewnętrzny. 

Załącznik A zawiera pełny opis praw, które przysługują kandydatowi w odniesieniu do jego Danych osobowych w niektórych jurysdykcjach.  

Kandydat, który ma jakiekolwiek pytania dotyczące sposobu, w jaki wykorzystujemy lub chronimy jego dane osobowe, lub informacji zawartych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności, bądź chce skorzystać z jednego z wyżej wymienionych praw lub zgłosić jakiekolwiek zastrzeżenia dotyczące przetwarzania danych osobowych, może skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych w punkcie 9 poniżej. 

Firma Wavin będzie dążyć do udzielenia odpowiedzi tak szybko, jak to możliwe, a w każdym przypadku w ciągu 30 dni od otrzymania żądania lub w innym terminie wymaganym lub dopuszczalnym przez obowiązujące prawo. Jeśli prośba zostanie odrzucona, powód odmowy zostanie podany w przesłanej odpowiedzi. 

9. Jak można się z nami skontaktować?

Kandydaci, którzy mają jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące korzystania przez nas z ich Danych osobowych lub chcą skorzystać ze swoich praw, mogą wysłać e-mail do naszego Działu Prawnego na adres dataprivacy@orbia.com wskazując charakter swojego zapytania.  

10. Zmiany w niniejszej Informacji o ochronie prywatności?

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności będzie dostępna pod adresem www.wavin.pl . Informacja o ochronie prywatności może być okresowo modyfikowana. Jeśli planuje się zasadniczą zmianę charakteru wykorzystania Danych osobowych kandydata lub jeśli zmiana ta jest w jakikolwiek inny sposób istotna dla kandydata, zadbamy, aby odpowiednie informacje zostały mu przekazane przed faktycznym wejściem w życie takiej zmiany

Załącznik A - Szczegółowe wymagania lokalnych przepisów dotyczących ochrony prywatności 

• I.EOG

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych („RODO”) dotyczy Przetwarzania Danych osobowych wnioskodawców w kontekście działalności firmy Wavin w Europejskim Obszarze Gospodarczym („EOG”), niezależnie od tego, czy Przetwarzanie odbywa się w EOG.  

Jako uzupełnienie lub odstępstwo od niniejszej Informacji o ochronie prywatności do przetwarzania Danych osobowych przez Wavin w zakresie RODO zastosowanie mają poniższe postanowienia. 

• Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy podmiot Wavin, który ma zamiar zatrudnić kandydata, ma siedzibę w EOG. 

1. JAKIE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZAMY

W przypadku kategorii danych osobowych, które są oznaczone jako „w odpowiednich przypadkach”, mają one zastosowanie w przypadkach, w których wyraźnie prosimy o przekazanie nam tych informacji. 

1. PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH OSÓB PODLEGAJĄCYCH RODO

Jak opisano w Informacji o ochronie prywatności, firma Wavin będzie przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem. Obejmuje to dopilnowanie, aby zawsze istniała podstawa prawna do przetwarzania Danych osobowych.  

W odniesieniu do przetwarzania Danych osobowych kandydatów, którzy podlegają postanowieniom RODO, Wavin będzie opierać się na jednej lub kilku podstawach prawnych wymienionych w poniższej tabeli dotyczącej przetwarzania Danych osobowych: 

1. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA WRAŻLIWYCH DANYCH OSOBOWYCH

W przypadku gdy lokalne podmioty Wavin przetwarzają specjalną kategorię danych osobowych (w tym dane dotyczące wyroków skazujących), będą to robić tylko wtedy, gdy jest to dozwolone przez prawo i gdy ma zastosowanie co najmniej jedno z poniższych uzasadnień: 

1. Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków i wykonania praw kandydata lub firmy Wavin w zakresie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i ochrony socjalnej, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa;

1. Przetwarzanie jest konieczne ze względu na ważny interes publiczny zgodnie z prawem lokalnym;

1. Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów kandydata lub innej osoby, w przypadku gdy kandydat jest fizycznie lub prawnie niezdolny do wyrażenia zgody (na przykład w sytuacjach wyjątkowych, takich jak nagły wypadek medyczny); 

1. Przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub

1. kandydat wyraził wyraźną zgodę.

1. DODATKOWE PRAWA DOTYCZĄCE DANYCH OSOBOWYCH

Oprócz informacji określonych w punkcie 8powyżej, kandydat ma prawo:  

1. zażądać dostępu do swoich Danych osobowych (na przykład prawo do uzyskania pewnych informacji na temat sposobu przetwarzania Danych osobowych przez Wavin i dostępu do tych danych (z zastrzeżeniem wyjątków)); 

1. zażądać sprostowania lub poprawienia swoich Danych osobowych (np. w przypadku zmiany adresu domowego kandydata, a firma Wavin wymaga aktualnych informacji); 

1. zażądać usunięcia swoich Danych osobowych w pewnych okolicznościach, w tym w przypadku gdy nie jest już konieczne przetwarzanie przez Wavin Danych osobowych w celu, w którym zostały zebrane; 

1. zażądać ograniczenia zakresu przetwarzania Danych osobowych (na przykład, gdy kandydat kwestionuje dokładność Danych osobowych dotyczących kandydata lub gdy Wavin nie potrzebuje już Danych osobowych, ale wykonawca wymaga ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń); 

1. zażądać przeniesienia danych (np. prawo do otrzymywania wszelkich Danych osobowych przekazanych firmie Wavin w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, a także do zażądania od Wavin przesłania ich innemu administratorowi, jeśli jest to technicznie wykonalne);  

1. sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych (np. z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją kandydata, gdy dane przetwarza się w uzasadnionym interesie firmy Wavin lub interesie publicznym); oraz

1. wycofać zgodę (jeżeli taka zgoda została uzyskana i wykorzystana do celów Przetwarzania). 

Kandydat ma również prawo do złożenia skargi do lokalnego organu nadzoru. 

Kandydaci, którzy chcą skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, powinni skontaktować się z Wavin, korzystając z danych podanych w punkcie 9. 

• II.Polska

RODO oraz ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy mają zastosowanie do przetwarzania Danych osobowych kandydatów w kontekście działalności zakładu Wavin w Polsce, niezależnie od tego, czy przetwarzanie odbywa się w Polsce.  

Jako uzupełnienie lub odstępstwo od niniejszej Informacji o ochronie prywatności do przetwarzania Danych osobowych przez Wavin w zakresie RODO i Kodeksu pracy zastosowanie mają poniższe postanowienia. 

• Np. dotyczy to sytuacji, gdy podmiot Wavin, który jest (potencjalnym) pracodawcą kandydata, ma siedzibę w Polsce. 
• Pełne dane dotyczące administratora danych należy zamieścić w Polityce w zakresie prywatności (tj. w odniesieniu do danego podmiotu Wavin z siedzibą w Polsce będącego (potencjalnym) pracodawcą – imię i nazwisko i adres oraz dane kontaktowe);

• Gromadzenie danych osobowych kandydata/pracownika z jego mediów społecznościowych jest niedozwolone, a w przypadku informacji ogólnych – wymaga uzyskania zgody;
• W załączniku A w podpunkcie b) wprowadza się następujące zmiany: W przypadku gdy lokalne podmioty Wavin przetwarzają specjalne kategorie Danych osobowych (w tym dane dotyczące wyroków skazujących, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z art. 10 RODO)(…);
• Załącznik A podpunkt b) 5): wnioskodawca wyraził wyraźną zgodę a przetwarzanie odbywa się z jego inicjatywy.
• W załączniku A podpunkt c) Pracownik ma również prawo do wniesienia skargi do lokalnego organu nadzoru należy dodać następujący zapis: (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli przetwarzanie może naruszać przepisy prawa.